大和財託株式会社（本社：大阪市北区角田町 代表取締役CEO：藤原正明、以下「当社」）は令和2年1月に電子署名プラットフォームの『ドキュサイン』を導入いたしました。
＜ポイント＞
・電子署名プラットフォーム『ドキュサイン』を導入
・建築請負における発注プロセスを完全ペーパーレス化
・事務作業を最大400時間/年 効率化、リードタイムを大幅短縮
当社は東京・大阪を拠点に資産運用プラットフォーム事業を展開しております。多様な資産運用のニーズに対して従来の新築1棟物件・中古1棟リノベーション物件に加え、不動産と金融にデジタルテクノロジーを融合したクラウドファンディングなど、多様なソリューションツールを活用して顧客の資産運用をサポートしています。
当社ではこの度、建築請負のプロセスにおいて電子署名プラットフォーム『ドキュサイン』を導入し、建築関連業者への発注を電子化しました。発注書作成以降のプロセスはすべて『ドキュサイン』上で可能となり、あらゆるデバイスで署名・捺印・確認ができます。これにより当社側業務は最大400時間/年を効率化、さらに発注プロセスにおけるリードタイムが大幅に短縮しました。
■導入に至った経緯
当社では既にICT活用の一環としてペーパーレス化を進め、建築請負における発注書の取り交わしはPDFをメールに添付し取引先様に依頼しておりました。しかしながら、取引先様においては添付されたPDFを印刷し押印後、再度スキャンして返信メールに添付して送付するという煩雑な作業が発生していました。そこでこの度『ドキュサイン』を利用し、取引先様においても完全ペーパーレスで発注業務を完結できるよう、本サービスを導入しました。
■導入による効果
建築請負における発注書の取り交わしは、全取引先様あわせて100件/月ほどあります。事務担当者によると『ドキュサイン』の導入により以下の効果がありました。
・取引先様へPDF添付メールを作成する手間が省けた
・発注書の送付状況が一元管理されるため、返送の確認など抜け漏れが改善された
・発注書の管理、検索が容易になった
また、取引先様からは「スマートフォンやブラウザで確認し、署名すればそのまま正式文書として返信されるため取り引きがスムーズになった」というお声もいただいております。実際に、これまで取引先様からの返信は1日以上要していましたが、『ドキュサイン』導入後は約7割の取引先様に24時間以内にご対応いただけております（※1）。結果として、発注業務のリードタイムを大幅に短縮することに成功しました。
■今後の展望
今後は、建築請負だけに留まらず、賃貸管理における修繕などの受発注や物件オーナー様との契約などでもサービスを活用します。また、関係各所と連携して法改正など含め業界全体のICT化を推し進めて参ります。
※1 『ドキュサイン』レポート機能より当社にて算出
