分譲マンションにおける理事会役員のなり手不足が問題視されている近年、外部の専門家に理事を委託する「第三者管理方式」に注目が集まっています。
2011年の標準管理規約の見直しにより具体的に示されたこの方式は、外部専門家が管理組合の理事や監事に就任できるため、住人の高齢化や賃貸化といった状況を解消し、管理組合運営の適正化に役立ちます。

本記事では、第三者管理方式が注目されている理由や3つの種類、導入すべき事例などを詳しく解説します。
第三者管理方式を導入するメリットとデメリットについても説明するので、マンションの管理不全を回避するために有効な対策として参考にしてください。

第三者管理方式とは

「第三者管理方式」とは、第三者である外部の専門家に理事長（役員）として就任してもらい、管理組合運営を任せる方法です。マンションの管理は通常、区分所有者による理事会運営方式が採用され、区分所有者（分譲マンションなどにおいて専有部分を所有している者）が管理組合を組織し、実務自体は管理会社に委託する形式が取られます。

第三者管理方式では、修繕積立金の管理や総会の開催、修繕計画の策定、住人への報告といった理事会の業務を実質的に外部専門家が担うことで、役員の補填や専門家によるプロフェッショナルな管理組合運営に貢献します。

第三者管理方式の理事会役員にふさわしい外部専門家は、マンション管理士やマンション管理会社、弁護士、司法書士、建築士などです。

≪理事長代行についてはこちらの記事で詳しく説明しています≫

今、注目されている理由とは

第三者管理方式が最近注目されている理由として、次の5つの点が考えられます。

• マンション標準管理規約の改正
• 分譲マンションの老朽化と住民の高齢化
• 役員のなり手不足
• 管理不全に陥るマンションが増加
• マンションの資産価値の下落

それぞれの理由を詳しくみていきましょう。

マンション標準管理規約の改正

第三者管理方式という方法が最初に認知を集めたタイミングとして、国土交通省の2016年「マンション標準管理規約」の改正が挙げられます。これまで、マンション管理組合における管理規約の雛形とされる国土交通省の「標準管理規約」において、区分所有者で構成される理事会が中心となって管理を行うことが一般的でした。

しかし、理事の担い手不足などから2011年の改正にて理事の要件である「居住している区分所有者に限定」が撤廃され、さらに新しい2016年の改正にて、従来管理組合以外の外部の専門家に管理組合の運営を委託する「第三者管理方式」に関する条文が追加されています。

（引用）
標準管理規約

（役員）
第35条 管理組合に次の役員を置く。

【外部専門家を役員として選任できることとする場合】

2 理事及び監事は、総会で選任する。
3 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する。
4 組合員以外の者から理事又は監事を選任する場合の選任方法については細則で定める。

参照：マンション標準管理規約

こうした流れを受けて、第三者管理方式を検討するケースが増えています。

分譲マンションの老朽化と住民の高齢化

分譲マンションの老朽化や住民の高齢化といった課題解消にも、第三者管理方式の導入が効果的です。築年数の多いマンションが増加し、区分所有者における高齢化も進んでいる現代、マンション理事や管理運営に関心の薄い層も増えています。

国土交通省の資料によると、分譲マンションのストック数は約685.9万戸（2021年末時点）と、約50年間、右肩上がりが続いている状況です。今後、少子高齢化が深刻化する中で、マンション居住者の高齢化がさらに進み、第三者管理者のニーズは高まっていくことが予測されます。

役員のなり手不足

住人の高齢化と関係して、役員のなり手不足が著しいことも要因として挙げられます。マンションの理事長や役員に就任すると、休日や夜間といった空き時間を業務に費やさなければならず、仕事や家事などで忙しい場合は負担に感じやすいなどの理由から、積極的に理事会に参加する人は少なくなっています。

理事の担い手不足に悩む管理組合にとって、理事長を外部に委託し、業務自体の負担を減らせる第三者管理方式は魅力的な選択肢です。外部専門家は、専門的な知見や他のマンションの事例を活用して、客観的視点で判断する役割も期待できます。

従来の組合員がボランティアで理事を担うべきという考え方から、費用を支払って専門家に任せるという第三者管理方式の考え方へのシフトも見られます。

管理不全に陥るマンションが増加

理事会の人手不足も相まって、管理運営体制が機能不全に陥るマンションも増加しています。というのも、管理費用や修繕積立金を上げたとしても、理事や役員を務めなくてすむと考える人が増えているからです。

管理を担う個人や管理会社が自己の利益最大化するために、管理費や修繕積立金の高騰化や不足が起きれば、管理不全に陥るリスクが高いでしょう。そこで第三者管理方式を採用し、管理運営ができる外部の管理者に専任することで管理体制の立て直しが可能です。上がりすぎた徴収費用も、第三者管理方式導入のタイミングで適正価格に調整できる可能性もあります。

マンションの資産価値の下落

マンションの資産価値は、新築時が最高とされ、築年数が10年、20年と増えるにつれ価格は下がる傾向があります。古いマンションでは入居を希望する人が少なくなり、需要と供給のバランスから価格が低下することが一般的です。

マンションの資産価値が下落した後の売却や購入では、専門家による管理運営も重要なポイントです。第三者管理方式では、築年数と物件価格のバランスだけでなく、地域のマンション事情や社会情勢の影響など総合的な知見を持ち合わせている外部専門家に依頼できるという魅力があります。

第三者管理方式は3つ存在する​​

国交省の想定した第三者管理方式は、以下3つの種類に分類されます。

• 理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型
• 外部管理者理事会監督型
• 外部管理者総会監督型

それぞれの管理組合の仕組みと特徴について詳しく解説します。

理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型

「理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型」とは、マンション管理士等の外部の専門家がマンションの管理責任者に就任する形式です。外部専門家が理事会の構成メンバーとして、区分所有者である他の役員とともに管理組合を運営します。

理事会では、管理会社の選定や大規模修繕工事、設備工事といった比較的大きな工事の検討を行い、総会での議決によって最終的に決定されます。客観的な視点を持つ外部専門家に選定プロセスを委託できるため、組合員選出の理事の負担を軽減できます。

ただし、外部専門家の依頼先企業がバックマージンをもらうよう結託していることもあるため注意が必要です。この場合、管理組合と利益が相反する形となり、適切に理事会が機能しない可能性が出てくるため、外部専門家を監査する機能の設置も大切です。

外部管理者理事会監督型

「外部管理者理事会監督型」とは、外部の専門家を理事長に選任し、理事会が監事的立場となって外部管理者を監視する形式です。外部の専門家を、区分所有者で構成される理事会を監視する立場、あるいは理事会とは離れた管理者として配置します。区分所有者から人を選任して監視するとともに、監査法人など外部監査を義務付けるケースもあります。

区分所有法上の管理者とマンション標準管理規約の理事長という2者の役割はほぼ同じです。しかし、標準管理規約の理事長の方が細かな縛りが多い点を考慮して設定されています。

より専門性が必要な大規模マンションなどにおいても、滞納管理費等の回収や反社会的勢力への対応、被災対応など柔軟性の高い対応が実現しやすいでしょう。一方で、外部専門家が工事会社と結託するなど、管理組合と利益が相反する行為に及ぶリスクがある点は、理事長外部専門家型と同じです。

外部管理者総会監督型

「外部管理者総会監督型」は、理事会を廃止し、マンション管理士等の専門家が管理者として就任する形式です。理事会そのものがなくなり、区分所有者から選出された監事が外部専門家を監視するか、監査法人による外部監査を行います。

上記2者よりもさらに踏み込んだ外部専門家への委託型で、監事と管理組合総会がチェック機能と稼働します。

外部管理者への依存度が高まるため、組合の負担は大きく軽減されますが、外部管理者が自分の利益のために不正行為をする可能性もゼロではなく、適切に管理組合がチェックできることが大切です。チェック機能の役割が不十分だったときのリスクヘッジも検討する必要があります。

第三者管理方式のメリット・デメリット

第三者管理方式のメリットとデメリットを解説します。マンション管理方法の選択肢として第三者管理方式を検討する際に参考にしてください。

第三者管理方式のメリット

第三者管理方式のメリットとしては、主に以下の点が挙げられます。

• 区分所有者の管理組合の負担が軽減できる
• 管理内容の適正化が進む
• レベルの高い運営が期待できる

区分所有者の管理組合の負担が軽減できる

第三者管理方式の最大のメリットといえるのが、管理組合側の業務的・心理的な負担の軽減です。通常は輪番制で理事を担当するケースが多いものの、参加できない区分所有者もいるなどで、理事の選出に苦労する管理組合も少なくありません。

管理内容の適正化が進む

外部に管理運営を委託することにより理事を勤める必要がなくなり、業務面と精神面両方での負担軽減が期待できます。また、理事会の開催回数の削減や理事会そのものの廃止が可能なため、理事の担い手不足の根本的な解消にもつながります。

レベルの高い運営が期待できる

マンションの大規模修繕工事から日常的な工事まで、計画や発注の意思決定を下すことも理事会の仕事です。第三者管理方式にすることで、専門的な知見が豊富な担当者に依頼できるため、管理業務の効率化や合理化が可能です。

マンション管理のプロによる管理組合運営により、従来の合議制の理事会運営方式に比べてレベルが高く、スマートな運営が実現する可能性も高いでしょう。

第三者管理方式のデメリット

メリットの多い第三者管理方式ですが、デメリットも少なからず存在します。考えられるデメリットとしては、以下の項目です。

• 管理費が高額になる
• 利益相反行為のリスクがある
• 運営ノウハウが蓄積しない
• 一度変更すると従来の管理方式に戻しにくい

管理費が高額になる

第三者管理者方式を導入した場合、管理者である外部専門家への報酬が発生するため、管理費用が従来よりも増えるケースが一般的です。管理を外部へ委託する分、区分所有者にとって負担が増加するため、区分所有者から理解を得た上で採用する必要があります。

利益相反行為のリスクがある

第三者管理者による利益相反行為のリスクにも注意が必要です。利益相反行為とは、本来は区分所有者側を考慮して発注すべきところ、受注側の利益を重視して発注する行為を指します。委託された外部管理者が、バックマージンなどをもらって組合員が望まない運営が行われる可能性があります。委託管理会社が第三者管理を請け負う場合、工事発注側と受注側が同じということもあり得ます。区分所有者の利益が損なわれないよう、チェック体制を設けて機能させることが重要です。

運営ノウハウが蓄積しない

管理組合のノウハウが蓄積されず、継承が難しい点も懸念点として挙げられます。管理組合には、長年にわたって建物の修繕や管理組合の運営におけるノウハウが存在し、受け継がれていくのが一般的です。第三者管理方式では、外部の専門家に依頼するため、従来のように持続的な引き継ぎが行われない可能性があります。

一度変更すると従来の管理方式に戻しにくい

第三者管理方式を取り入れる際には管理規約の大幅な変更が必要です。一旦第三者管理方式を取り入れた後で、従来の方式に戻すことは簡単ではなく、導入のハードルとなっているケースもあります。

第三者管理方式を導入した方がよい事例

マンション管理において、管理業務の停滞や管理組合の形骸化が顕著な場合などでは第三者管理方式への移行を検討すべきでしょう。ここでは、第三者管理方式を導入した方がよいとされる2つのパターンを紹介します。

パターンA

マンションの理事が固定化されていて、一部の人への負担が大きい場合は、第三者管理方式の導入を検討することをおすすめします。同じ担い手が長期間役員を担っているケースでは、担当者だけに負担がかかる状態は健全な管理体制とはいえません。

また、管理運営に偏りが生まれ、柔軟な対応が難しい可能性もあります。外部管理者に委託することで、固定化されていたメンバーへの負担を軽減できる上、最適な運営へと一新する機会として活用することも可能です。

パターンB

投資用のワンルームマンションやリゾートマンションのように、オーナーが中心で区分所有者が居住する戸数が少ないマンションも第三者管理方式が向いています。投資用物件としてのマンションは、所有者が遠方あるいは海外の場合があります。

この場合、役員のなり手が見つかりにくいだけでなく、理事会や総会といった場を設けても出席者が少なく、適切に機能しない可能性が高いでしょう。外部に管理運営を委託することで管理不全を防げる上、マンションの資産価値の維持や向上にもつながります。

第三者管理方式を導入する場合の注意点

ここでは、第三者管理方式を導入する場合の注意点について解説します。第三者管理方式を導入する際のおおまかな手順は以下の通りです。

1. 理事会承認：第三者への委託の必要性を検討し、第三者管理方式のパターンや委託先、予算、管理規約の改訂などについて話し合う
2. 総会承認：管理規約の改定は通常「特別決議（区分所有者及び議決権の各4分の3以上の多数による集会の決議）」で決定、議案書に詳細を記載する
3. 運用開始：利益相反行為の防止や、業務執行のチェック体制の充実を徹底する

第三者にマンションの管理運営を委託する場合でも、マンションの区分所有者が自分たちが責任者であるという意識を持つことが大切です。

外部の専門家に依頼する場合

外部専門家に管理を依頼すれば、区分所有者や管理組合に管理責任や役割が完全になくなるというわけではありません。そのため、第三者管理者を専任しても、区分所有者が管理への意識や関心を持ち続けられるよう、外部管理者の業務執行状況をしっかりとチェックする必要があります。

第三者管理者方式を導入する上で、規約の改正や費用負担、役割を明確化することも重要です。具体的には、外部管理者の選任や解任の方法、欠格要件をはじめ、個人の専門家が理事に就任する場合の継続性の確保を含めた補欠ルールなどです。「外部専門家の活用ガイドライン」内では、外部専門家の選任方法についてはあらかじめ細則にて手続きや方法、外部専門家の資格要件や欠格要件に関する基本的内容を定めておくことが望ましいとされています。

また、理事会に代わる監査機能を含むチェック体制の構築、利益相反取引の排除など外部管理者取引における健全性の確保、補償の担保といった点も必要です。多額の金銭事故や財産毀損の防止も検討事項に含まれます。

区分所有者でもマンションの管理状況を共有し、中長期的な計画を立てて管理を進めることが大切です。第三者管理方式に移行した後、透明性のある管理組合運営が実現するよう、一定のルールを設けておくことが望ましいでしょう。例えば、「どのような意思決定や発注が行われたのか、区分所有者に共有するために毎月の収支報告書に加えて管理運営状況報告書を提出する」といった内容です。

管理会社に依頼する場合

投資型マンションやリゾートマンションなどでは、分譲当初からマンション管理会社が理事長や管理者の役割、業務を担うケースもあります。近年では、日常的な管理を行っている管理会社が理事になると自ら提案する場合も見られます。

管理組合の代理人を管理会社に依頼する場合、代理人側の利益が最大となるようなシステムの改訂を認めることとなりため、事前の取り決めや対策が重要となるのです。

日常管理を委託する管理会社が理事や役員になる場合、マンション管理会社の収益を優先するばかり、区分所有者の利益がおろそかにされないよう注意が必要です。実際に、管理費や修繕積立金が管理会社の独断で使われてしまったという事例も出ています。

管理会社が不要な工事を自社で行うなどの利益相反行為が起きないよう、仕組みや監視体制の構築といった対策が望ましいでしょう。具体的には、監事を2人にし、1人はマンション管理士などの外部専門家、監査法人など外部監査役として委託するといった方法です。

おすすめの依頼先は

第三者管理方式の採用時に誰に管理業務を委託すべきかは、建物の状態や利用状況などによって変わるでしょう。一度採用すると元の管理方法に戻すことは困難なため、委託先は慎重に検討する必要があります。

先述した投資用マンションなど区分所有者で集まることが難しい場合は、第三者であるマンション管理会社などに一任することが望ましいでしょう。ただ、同じ管理会社でも日常業務を受注する当事者の管理会社に、管理組合の役割をあわせて依頼すべきではないという見方も出ています。

マンション管理士や建築士などの個人に依頼するという選択肢もあります。マンションの規模や委託費用など総合的に考慮し、区分所有者が納得した上で決定することが大切です。

当社マンション管理士のひと言

マンションを購入するメリットとして、維持管理に手間が掛からず計画的に出来ることなどがあげられますが、マンション管理は各区分所有者が行うものなので、人任せにしていると大きな問題に発展します。

「役員の成り手がいない」「積立金が足りない」といった問題は、マンションが管理不全に陥る可能性を表すサインです。そうしたマンションが増えないように、第三者管理方式を含め、課題解決に向けた取り組みが必要となってきます。

まとめ

第三者管理方式は、理事のなり手がいないマンションの管理を適正化するために有効な仕組みです。区分所有者の高齢化や建物の老朽化が避けられない現代において、理事会の管理不全や資産価値の下落といったさまざまなマンションの課題を解消できる方法として、第三者管理者方式に期待が寄せられています。

第三者管理方式には主に3つの種類があり、適した方式を採用することで理事会の負担を軽減できます。とはいえ、第三者管理方式を採用するだけで問題が解消されるわけではなく、最終的な決定は区分所有者の責任であるため、専任者の選定には細心の注意を払う必要があります。自己の利益を優先して組合員が望まない管理組合運営を行うことのないかというチェックも重要です。

社会的なニーズに合った管理方法として浸透していく中で、透明性のある運営や委託する外部専門家との信頼関係などの要点が、第三者管理方式の成功を左右するといえます。